Индивидуальные учебные работы для студентов


Курсовая работа организация работы с входящими документами

Работа с входящими документами

В современных условиях стремительного прогрессирования общества, своевременное и правильное решение стратегических и тактических задач определяет жизнеспособность любой организации. Одной из таких задач и является правильная организация работы с документами, иначе — документооборот. Именно по причинам необычайной важности, я выбрал для своей работы эту тему.

Организация работы с документами влияет на качество работы аппарата управления, организацию и культуру труда управленческих работников. От того, насколько профессионально ведется документация, зависит успех управленческой деятельности в целом. По данным ISO International Standards Organizationуправление документами становится одним из главных факторов конкурентоспособности любого предприятия.

Однако определения терминов претерпевали изменения: Но вернёмся к курсовая работа организация работы с входящими документами закреплению понятия: Результатом документирования является документ — зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать.

Носителем при этом может выступать любой материальный объект, используемый для закрепления и хранения на нем речевой, звуковой или изобразительной информации, в том числе в преобразованном виде. При документировании необходимо помнить, что данный процесс записи информации на бумаге или ином носителе является строго регламентированным, что, в свою очередь, обеспечивает юридическую силу документа. Таким образом, мы подошли к одной из задач работы- то есть выяснения одного из важнейших вопросов,- того, как регламентируются документы.

Помимо того, говоря о теоретической разработанности, достижениях науки в области изучения делопроизводства, необходимо отметить, что в современном мире в отношении этого вопроса нет недостатка в информации, касаемо как теории, так, собственно говоря, и практики — сейчас делопроизводство в своём превалирующем большинстве случаев находится в состоянии чётко работающей системы.

Делопроизводство составляет полный цикл обработки и движения документов с момента их создания или получения до завершения исполнения курсовая работа организация работы с входящими документами отправки. По — моему мнению, именно входящие документы, как первичные носители информации, представляют собой наибольший интерес, поэтому на них в своей работе я и буду делать максимальный акцент. Хотя, разумеется, все остальные составляющие движения к примеру, исходящие отправляемые документы; внутренние документы не только не менее важны, но и без них не может обойтись ни один полноценный процесс делопроизводства.

Поэтому рассмотрение документооборота входящих документов необходимо производить в тесной взаимосвязи, как с исходящими, так и внутренними документами.

Кроме того, помимо основных задач, которые ставятся мной в данной работе изучение приёма и регистрации входящих документов, исполнение и контроль и др. В связи с тем, что документы закрепляют производственные отношения, как внутри предприятия, так и с другими организациями и нередко служат письменным доказательством при возникновении имущественных, трудовых иных споров, рассматриваемых гражданскими, арбитражными и третейскими судами — изучение документов является актуальной задачей и темой для исследования, особенно в наше время.

Подытожив вышесказанное, можно выделить две составные части делопроизводства или ДОУ: Эти составные части взаимосвязаны и для создания эффективной курсовая работа организация работы с входящими документами делопроизводства в организации необходимы они обе, причем действующие в тандеме.

Курсовая работа: Документооборот входящих документов

Таким образом, подходя к непосредственному изложению изученного мною материала о функционировании систем документооборота, считаю необходимым подчеркнуть тот факт, что исследование происходило с учётом разрешения поставленных вопросов и задач, а также достижения целей, преследуемые в данной работе, которые и были изложены ранее.

Понятие, содержание и значение входящих документов.

Работа с входящими документами

Стадии работы с. Применение любого механизма управления предполагает использование документовна основании которых запускается процесс выполнения действий и в которых отражен результат их выполнения. Входящие документы являются составной частью сложного многоуровневого процесса, такого как документооборот, который представляет собой совокупность взаимосвязанных процедур, обеспечивающих движение документов в учреждении с момента их создания или поступления и до завершения исполнения или отправки1.

Каждый документ в том числе и курсовая работа организация работы с входящими документамиприменяемый на предприятии, является составной частью систем документооборота регламентов или процедур. В наиболее общем виде каждый документ имеет набор следующих признаков: Например, первичные документ управленческого учета должны архивироваться одновременно с отметкой в журнале регистрации появления документа, а документы планирования должны содержать ссылку на документ, следствием которого они являются.

Делопроизводство и архивное. Поэтому система стандартов предприятия должна содержать опись документов, при помощи которых осуществляется взаимодействие основных систем документооборота, то есть финансовой, производственной, инженерной, бухгалтерской.

На этом основании составляется система документооборота для данного вида работы. Система документооборота курсовая работа организация работы с входящими документами быть представлена и в виде таблицы см. Говоря о стадиях работы с документами, можно выделить, несколько пунктов, но, проанализировав различные точки зрения на этот вопрос, я сделал вывод, что основными из них являются: Более подробно в следующих пунктах моей работы.

Организация работы входящей документацией

Приём и регистрация входящих документов. Прием и первичная обработка документов осуществляется централизованно экспедицией или сотрудниками службы документационного обеспечения управления ДОУ 1. Следует иметь в виду, что если организация документооборота проводится в курсовая работа организация работы с входящими документами применения средств вычислительной техники, то она должна обеспечивать совместимость ручной и автоматизированной обработки документов.

При этом вся корреспонденция, поступающая в организацию, также заказная и конфиденциальная, должна проходить экспедиционную обработку.

Документы, отправляемые организацией, в том числе созданные с помощью средств вычислительной техники, сортируются, упаковываются, оформляются как почтовое отправление и сдаются в отделение связи. Обработка и отправка документов осуществляется централизованно экспедицией или сотрудниками службы документационного обеспечения в соответствии с Почтовыми правилами.

При поступлении документов, прежде всего, проверяется правильность их доставки и целостность упаковки: После вскрытия конвертов проверяется правильность вложения и его целостность, то есть наличие всех страниц документа и всех приложений. При необходимости к полученным документам следует приложить перечень выявленных дефектов. В особо серьезных случаях повреждения или получения неполных комплектов документов курсовая работа организация работы с входящими документами, производящий прием 1 Государственная система документационного обеспечения управления.

Общие требования к документам и службам документационного обеспечения. При вскрытии упаковка уничтожается, при этом исключения делаются в следующих случаях: В этом случае штемпель на конверте может служить доказательством дня получения документа2.

На всех входящих документах должна быть проставлена отметка о поступлении документа в организацию реквизиткоторая состоит из даты получения и учетного порядкового номера. Типичной ошибкой, допускаемой при обработке входящей корреспонденции, является учет только документов, подлежащих дальнейшей регистрации. Остальные документы рекламные информационные письма, приглашения и многие другие остаются неучтенными, хотя при их получении было затрачено время на вскрытие конверта, ознакомление с содержанием, определение, кому из работников может потребоваться полученная информация, передачу документа данному работнику.

Входящий документопоток в таком случае оказывается значительно уменьшенным, а время на обработку неучтенной корреспонденции невозможно подсчитать.

Организация документооборота

Организация работы с документами: Делопроизводство документационное обеспечение управления. При этом обычно в штампе предусмотрено место для последующего проставления входящего регистрационного индекса. Первичная обработка документов должна осуществляться в день их поступления в службу ДОУ или в первый рабочий день при поступлении документов в нерабочее время.

После этапа экспедиционной обработки документов проводится предварительное рассмотрение документов, целью которого является распределение поступивших документов на требующие обязательного рассмотрения руководством и направляемые непосредственно в структурные подразделения и ответственным исполнителям.

Государственная система документационного обеспечения управления. Эффективную помощь при предварительном рассмотрении оказывает разработка серии справочных материалов: Остальные документы должны передаваться в структурные подразделения или непосредственно исполнителям-специалистам. При этом если документ предназначен к исполнению нескольким структурным подразделениям или, 1Гос.

Итак, прежде всего понятие непосредственно самого термина. Регистрация документа — это запись учетных данных о документе по установленной форме, фиксирующей факт его создания, отправления или получения. При этом регистрация позволяет создать базу данных о документах учреждения для курсовая работа организация работы с входящими документами контроля за сроками исполнения документов и справочной работы по.

Как вытекает из определения, регистрация, прежде всего, придает юридическую силу документу, так как фиксирует факт его создания или получения.

Организация работы с входящими документами

Пока документ не зарегистрирован, не получил своего номера, он не оформлен, не имеет никакой юридической силы, он будто бы еще не существует. Например, приказ, постановление и т. Если полученный документ не зарегистрирован, организация за него не отвечает, курсовая работа организация работы с входящими документами как факт получения не подтвержден. Так же из определения видно, что регистрация преследует три цели: Осуществляется как полный, так и выборочный учет документов организации по структурным подразделениям или группам документов.

Отдельно учитываются предложения, заявления и жалобы граждан. При подсчете количества документов за единицу учета принимается каждый экземпляр, в том числе размноженный и машинописный. В службах оперативного размножения и машинописных бюро проводится учет создаваемых копий документов. Подсчет количества машиночитаемых документов копий осуществляется по учетным карточкам и журналам учета работы вычислительного центра. Результаты учета документов обобщаются службой документационного обеспечения и представляются руководству организации для выборки мер по совершенствованию работы с документами.

Контроль за исполнением и принятых решений — одна из важнейших функций управления, целью которой является содействие своевременному и качественному исполнению документов, обеспечение получения аналитической информации, необходимой для оценки деятельности структурных подразделений, филиалов, конкретных сотрудников.

Контроль исполнения включает постановку документа на контроль, проверку своевременного доведения документа до исполнителя, учет и обобщение результатов контроля исполнения. Контроль осуществляют руководители, служба документационного обеспечения и ответственные исполнители. Контроль исполнения организационно-распорядительных документов осуществляется по поручению руководства организации специальной службой, входящей в состав управления делами, канцелярии, общего отдела и т.

Контроль исполнения документов других систем документации плановой, по материально-техническому снабжению и т. Сроки исполнения документов установлены в Типовой инструкции по делопроизводству в министерствах и ведомствах Российской Федерации, утвержденной по распоряжению Правительства РФ от 24. Индивидуальные сроки устанавливаются руководителями. Конечная дата исполнения указывается в тексте документа или в резолюции руководителя. Более подробно о контроле документов будет рассмотрено далее.

Справочная работа по документам. Одна из курсовая работа организация работы с входящими документами целей регистрации — создание банка курсовая работа организация работы с входящими документами о документах организации.

Служба документационного обеспечения управления или секретарь в маленькой фирме на основе этого бака данных обязана за несколько минут ответить на вопросы двух типов: И, прежде всего, для выполнения именно этой задачи записываются в регистрационные формы все данные о документах. Информационно-справочная работа, как и сама система регистрации может вестись как в традиционной форме в основном с помощью картотекитак и в автоматизированном режиме в основном с помощью применения автоматизированных систем документационного обеспечения управления АСДОУ.

Говоря об информационно-справочной работе по документам организации, необходимо отметить, что одним из основных преимуществ использования АСДОУ, по сравнению с традиционными технологиями, является сокращение 1. Кроме этого при необходимости сложный поисковый запрос может быть сохранен использован неоднократно, а отобранные в результате поиска документы можно хранить в курсовая работа организация работы с входящими документами папках пользователей или распечатать в виде перечня.

Регистрации подлежат все документы, требующие учета, исполнения использования в справочных целях распорядительные, плановые, отчетные, учетно-статистические, бухгалтерские, финансовые и др. Документы регистрируются в организации один раз: При регистрации поступающих документов проставляется дата индекс поступления в регистрационном штампе. При этом порядковые номера для распорядительных информационно-справочных документов присваиваются в пределах календарного года отдельно для каждого вида документа.

Регистрация поступающих и создаваемых документов проводится, в основном, децентрализовано: Например, плановая документация — в плановом отделе, снабженческая — в отделе снабжения, распорядительные документы курсовая работа организация работы с входящими документами основной деятельности, подписанные руководителем организации, документы, поступающие из вышестоящих организаций или направляемые им — в службе документационного обеспечения управления и т.

Место регистрации документа закрепляется в инструкции по делопроизводству управления или в Табеле документов организации. Состав основных реквизитов регистрации в зависимости от характера документа и задач использования информации может дополняться другими реквизитами:

VK
OK
MR
GP